Mitä ottaa huomioon ohjelmiston valinnassa?
Oletko joskus kuullut sanottavan ”tätä on odotettu, pääsemme ostamaan ja ottamaan käyttöön uuden järjestelmän”? Todennäköisesti et ja tähän on syynsä. Tarve ohjelmistosta tulee usein eteen liiketoiminnan kasvun myötä tai nykyisiin toimintamalleihin liittyvän tuskan kasvaessa sietämättömäksi. Ohjelmiston hankkiminen ja käyttöönotto ovat harvoin läpihuutojuttuja. Prosessi vaatii aikaa, perehtymistä ja investointeja.
Tärkein vaihe koko prosessin onnistumisen kannalta on onnistunut tarpeen määrittely ja hankinta. Miten ihmeessä navigoida ohjelmistoviidakossa, kun sisältö- ja toimituslupaukset ovat toinen toistaan samankaltaisempia?
Kokosin sinulle avuksi kuuden kohdan muistilistan, jotta pääset alkuun vähän helpommalla.
- Mitä ollaan nyt ratkaisemassa ja miksi? Määrittele selkeästi syy ja tavoitetila. Näin saat todennäköisemmin myös työntekijät tai muut tiimisi jäsenet mukaan muutokseen.
- Tarpeet: Mitkä ohjelmiston ominaisuudet ovat liiketoimintasi kannalta välttämättömiä?
- Kassavirta ja rahankierto ovat elinehto ja ne eivät saa vaarantua prosessin aikana. Mikä muu on liiketoimintakriittistä juuri sinun liiketoiminnallesi?
- Toiveet: Mitkä ovat nykytilanteessa toimineet hyvin, missä taas on kehitettävää?
- Ei kannata mennä ojasta allikkoon. On hyvä pysähtyä varmistamaan oma perusolettama hyvin toimivasta arjesta ja varmistaa sen toimivuus myös jatkossa.
- Tarvitsetko integraatioita vai pyöriikö arki aidosti yhdessä järjestelmässä?
- Käyttöönotto ja tuki – kuka hoitaa ja saathan apua myös jatkossa, kun sitä tarvitset?
- Kasvaahan ohjelmisto tarpeidesi ja toimintasi mukana tai onhan tähän kumppanin kanssa jatkuvuussuunnitelma?
- Onhan valitsemallasi kumppanilla kokemusta vastaavasta? Voit pyytää referenssejä tai case esimerkkejä toteutetuista projekteista.
Tarvitsetko sparrausta ohjelmiston hankinnassa? Kysy meiltä apua – meillä on ohjelmistoasioiden osalta kompassi kunnossa.
– Mia Häll, Aitofinan toimitusjohtaja