Projektikohtainen kirjanpito ja kustannusseuranta
Rakennusalalla suurin osa toiminnasta perustuu projekteihin. Jokainen kohde on oma taloudellinen
kokonaisuutensa, jonka kannattavuus on seurattava erikseen. Vaikka liiketoiminta koostuisi ns.
keikkaluonteisista pienkohteista, helpottaa seuranta johtamista.
Kohteiden seuranta edellyttää
- Projektiluonteista kirjanpitoa, jossa tulot ja menot kohdistetaan oikeille työmaille
- Varsinkin isommissa kohteissa budjetointia, sekä kustannusseurannan tarkkuutta, jotta mahdollisiin ylityksiin voidaan reagoida ajoissa
- Työmaakohtaista raportointia, joka vaatii siihen soveltuvan ohjelmiston
Epäsäännöllinen kassavirta ja maksuliikenteen hallinta
Isommissa projekteissa tulot muodostuvat usein maksueristä, jotka perustuvat työn edistymiseen.
Parhaimmassa tapauksessa maksuerätaulukko on hieman etupainoinen. Aina se ei kuitenkaan ole
mahdollista ja näin kohteita saatetaan joutua rahoittamaan itse. Tästä syntyy erilaisia taklattavia haasteita.
- Kassavirran suunnittelu auttaa onnistumaan. Yrityksen on pystyttävä rahoittamaan hetkellisesti työmaata itse, sillä alihankkijoille, työntekijöille ja toimittajille on maksettava, huolimatta siitä onko tilaajalta saatu vielä tuloja.
- Ennakoiva laskutusprosessi tukee nopeampaa kiertoa. Tukeehan ohjelmistosi ja toimintasi nopeaa työvaiheiden hyväksyntää ja mahdollisten viivästyksien ennakointia?
- Onko maksuehtojen neuvotteleminen mahdollista? Likviditeettiongelmien taklaamiseksi voidaan yrittää neuvotella maksuehtoja tilaajien tai toimittajien suuntaan.
- Tarvitaanko avuksi laskurahoitusta? Tarvittaessa voidaan hyödyntää ulkopuolista laskusaatavarahoitusta nopeamman rahankierron varmistamiseksi. Näissä on kuitenkin syytä olla kriittinen, sillä ne pitävät sisällään kustannuksia, eikä luottotappioriski siirry rahoittajalle.
Sääntely ja viranomaisraportointi
Rakennusalaa säädellään ja sääntely heijastuu myös taloushallintoon. Erilaiset ilmoitukset,
arvonlisäverokäytännöt ja työmaan valvonta luovat erityistarpeita. Työmaiden rakentamisilmoitukset on toimitettava verohallinnolle urakkatietojen ja työntekijäilmoitusten osalta tietyin rajaehdoin. Rakennusalan
palvelut laskutetaan käännetyllä arvonlisäverolla, mikä edellyttää oikeaa ALV-käsittelyä laskutuksessa ja
kirjanpidossa. Lisäksi ohjelmistojen on hyvä tukea työmaan rekistereitä ja työturvallisuuteen liittyvää
dokumentaatiota, näin varmistetaan paitsi lakisääteisen vastuun täyttyminen, myös puhtaat paperit
tulevissa tarkastuksissa.
Pitkiä päiviä, lisää resursseja vai digitalisaatio?
Rakennusalan yrityksen taloushallinto vaatii tarkkuutta, joustavuutta ja osaamista. Etenkin yrityksen
kasvaessa ja projektien monimutkaistuessa. Sen sijaan, että yrität selvitä tästäkin itse tai lisäät
henkilöstökustannuksia, ulkoistettu taloushallinnon kumppani, joka ymmärtää alan erityispiirteet, voi olla
ratkaiseva kilpailuetu. Oikeilla työkaluilla ja kumppanuuksilla rakennusalan yrittäjä, johto ja työnjohto voivat
keskittyä siihen, minkä osaavat parhaiten: rakentamiseen.
– Mia Häll, Aitofinan toimitusjohtaja
